	”Simsalabim” - så lätt tar Öhrlings PricewaterhouseCoopers fram korrekta trycksaker.



	Öhrlings PricewaterhouseCoopers är Sveriges ledande företag inom revision och rådgivning med 3 100 medarbetare och kontor på 125 orter runt om i landet. Lotta Widelund är trycksaksansvarig på Öhrlings PricewaterhouseCoopers och ansvarar för företagets grafiska profil. Hon arbetar sedan 1987 på marknadsavdelningen i Stockholm. Lotta berättar att Öhrlings PricewaterhouseCoopers är ett decentraliserat företag med mycket lokala aktiviteter. ”Lokalkontoren behöver ständigt ta fram nya rekryteringsannonser, informationsannonser, foldrar och inbjudningar”. Det har sedan länge varit den centrala marknadsavdelningens uppgift att stötta lokalkontoren med framtagning av trycksaker. Men med en stor organisation, med mycket lokala aktiviteter har detta stöd inte alltid varit tillräckligt. Dessutom har många lokalkontor själva velat ta fram sina trycksaker vid behov. ”Vi hade en situation där den mesta kompetensen och programmen för grafiska produktion fanns centralt i företaget, medan flera lokalkontor själva tog fram sina trycksaker. Förutom att varje lokalkontor lade ned tid på att producera på egen hand varierade dessutom stilen på trycksakerna mellan kontoren. Det blev ingen enhetlighet.” förklarar Lotta och fortsätter ”till slut konstaterade vi att vi behövde ett system som kunde säkerställa vår grafiska profil och samtidigt låta medarbetarna på lokalkontoren själva vara med och arbeta med den grafiska produktionen.” DMS kvalitetssäkrar hanteringen av marknadsföringsmaterial För drygt ett år sedan kom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i kontakt med systemet DMS från företaget BAM54. DMS är ett system och arbetssätt för att kvalitetssäkra hanteringen av material och uppgifter för marknadsföring och kommunikation. Jonas Dahlgren som är VD på BAM54, berättar att ”i centrum för DMS står en site på Internet. Här samlar man all information, bilder, texter och mallar som behövs för att kunna uppträda enhetligt och producera nytt professionellt marknadsföringsmaterial. Man utser en eller flera DMS-administratörer som ansvarar för innehållet och uppdateringarna på siten. Sedan får medarbetarna tillgång till marknadsmaterialet.” Förutom programvarorna är arbetssättet en viktig del i konceptet. ”Till skillnad från många andra system på marknaden, är utbildning, arbetsrutiner, flödescheman en mycket viktig del i vårt system” säger Jonas. Systemet finns i en enklare version (Light) och i en version med mer avancerade (automatiska) funktioner, i vilken Öhrlings PricewaterhouseCoopers nu varit verksam i över ett år. ”Simsalabim” för att skapa trycksaker med automatiska mallar Lotta berättar att lokalkontoren nu får tillgång till marknadsföringsmaterial via DMS och kan på så sätt själva ta fram och ansvara för sin trycksaksproduktion. ”Vi slipper lägga tid på att leta efter och skicka runt material. Och tack vare funktionen automatiska mallar kan medarbetarna med automatik skapa nya trycksaker som alltid följer den grafiska profilen.” berättar hon. Detta utan risk för att något ändras på det grafiska upplägget. Lotta förklarar hur arbetet med en automatiskmall går till: ”Text som man skriver in i mallen och bilder man väljer appliceras på fördefinierade platser. Typsnittet blir alltid det rätta och den tryckfärdiga pdf som skapas har alltid rätt utseende. Sedan skickar man med en knapptryckning iväg den tryckfärdiga pdf-filen, först till marknadsavdelningen för ett godkännande och sedan direkt vidare till tidningen eller tryckeriet. Simsalabim! Användaren behöver ingen kunskap om grafiska program, filtyper, bildkvalitet eller färgskalor. Enklare kan det inte bli.” Automatiken spar tid och säkrar kvaliteten ”Vi har genom DMS givit medarbetarna ett friare och roligare jobb med större delaktighet – och vi vet att det blir rätt. Det är en oerhörd trygghet för oss att veta att alla trycksaker som produceras följer företagets grafiska profil in i minsta detalj. Självklart tjänar vi också en massa tid på automatiken.” säger Lotta. Marknaden är redo för automatisering Jonas på BAM54 har arbetat i reklambyråbranschen i över 20 år. Från att som reklambyrå fungerat som en levande DMS åt sina kunder, bestämde de sig för att dela med sig av kunskapen och föra den ut i företagen. Sedan år 2000 har de utvecklat och arbetat med DMS och sedan år 2006 arbetar BAM54 med de avancerade funktionerna som ger möjlighet till automatisering. ”Tack vare Internet och dagens system och programvaror kan mycket i den grafiska produktionen automatiseras. Och viktigast av allt - nu är marknaden mogen för detta.” konstaterar Jonas. Magnus Lundgren på Network Innovation arbetar bl.a. med Xinets och InPress produkter, som är en viktig del i automatiseringen i DMS. Magnus konstaterar också att automatiseringstrenden är här för att stanna. ”Inte minst bekräftas marknadens intresse runt automatisering av vår mycket välbesökta seminarieturné ”Automatisering på din nivå”, som vi genomförde tillsammans med Apple och Adobe under april i år.” Network Innovation är distributör för flera olika system för automatisering. ”Vi berättar gärna hur andra företag arbetar med detta och vilka tidsbesparingar de gör. Men självklart utgår vi ju alltid från den specifika kunden för att identifiera och möta just det företagets behov.” avslutar Magnus. Kontaktpersoner på Network Innovation Magnus Lundgren Product Manager \| Dalim, Softcare Mob +46 709 34 77 22 magnus@ni.se Torbjörn Peterson Product Manager \| Eizo, Efi, Gradual Software, Enfocus, Tecco Mob +46 733 16 77 04 torbjorn@ni.se Thomas Lundgren System Engineer \| Cyan, Preps, Helios, Quite Mob +46 709 34 77 23 thomasl@ni.se